Казань,29 Мая, Среда $ 64.54 € 72.17
Подписаться
Годовая подписка на журнал за 3960 руб
Оформить подписку

Проведение закупки на ЭТП: пошаговая инструкция

Проведение закупки на ЭТП: пошаговая инструкция
Фото: ONLINECONTRACT

Электронная торговая площадка ONLINECONTRACT продолжает проект «Школа закупок». В прошлый раз мы выяснили, как подготовить документацию для проведения тендера. Теперь поговорим подробнее непосредственно о проведении закупки.

Как и в какие сроки проходит закупка? Как ее правильно провести, чтобы добиться наиболее выгодных условий от участников?

Вне зависимости от способа и места размещения закупочных процедур, сам процесс проведения примерно одинаков. Сегодня пошагово рассмотрим вариант, когда закупка проходит на электронной торговой площадке – на примере ЭТП ONLINECONTRACT.

1 шаг. Сбор и подготовка информации о закупке для размещения на ЭТП (подробнее о них мы писали в предыдущем выпуске проекта, часть этих данных должна появиться уже на этапе планирования):

·         предмет закупки, требования к его характеристикам;

·         объем закупки;

·         процедура, которую вы будете использовать для проведения закупки. Она зависит от ваших задач, особенностей закупаемого товара/услуги, готовности взять обязательство заключить договор с победителем по итогам закупки. Если основной критерий оценки предложений для вас – цена, то можно провести аукцион, если будете оценивать по ряду критериев – то лучше выбрать, например, запрос предложений или конкурентный лист с переторжкой.

·         сроки проведения закупки. Здесь указываются дата и время начала и окончания приема предложений. Отдельно обозначается дата и время начала переторжки, шаг, который могут сделать участники (в процентах от текущей цены участника или лучшей цены переторжки), время, на которое может быть продлена процедура переторжки. Для качественного проведения тендера нужно размещать его на площадке как минимум за пять рабочих дней до дня окончания приема предложений - это разумные сроки для изучения документации и грамотного формирования предложения, при этом день размещения извещения и документации о закупке не учитывается.

·         начальная максимальная цена закупаемых товара/услуги. Есть возможность не указывать цену, однако это увеличивает вероятность того, что вашим тендером поставщики не заинтересуются вообще.

Каждая компания оценивает свои возможности, целесообразность участия в том или ином тендере. Если стартовая цена не указана, то это может насторожить поставщика – либо бюджет еще не выделен/не согласован, заказчик просто исследует рынок и другое. Такие сомнения могут заставить отказаться поставщика от участия в тендере, чтобы просто не терять на него время. Если тендер «большой», но цена не указана и понять, что это выгодный тендер могут только специалисты, есть повод для сомнений уже руководству заказчика. Вы уверены, что исполнитель специально не указывает цену, чтобы не увеличивать количество конкурентов «своего» поставщика?

Если вам кажется, что объем закупки небольшой и он может быть неинтересен для поставщиков, попробуйте объединить несколько одноименных закупок. Например, канцтовары можно закупать не на месяц, а на квартал, а еще лучше на год, установив в документации о закупке график поставки товара, чтобы избежать затоваривания вашего склада. О том, как определять начальную цену, кто это должен делать в компании мы писали в предыдущих выпусках проекта «Школа закупок»;

·         сроки поставки товара/оказания услуги, оплаты. Как правильно определить сроки поставки? Многие компании хотели бы получить товары и услуги в максимально короткие сроки. Однако у любого технологического процесса, работы есть минимальный срок исполнения. Эти сроки могут назвать только специалисты поставщика, подрядчика. Поэтому перед определением времени на выполнение работ/оказание услуг, нужно изучить рынок и узнать эту информацию.

·         требования к участникам закупки;

·         критерии и порядок оценки и сопоставления заявок (предложений);

·         проект договора, который планируется заключить по итогам закупки;

·         контакты заказчика в случае возникновения вопросов;

·         особые условия (например, предоставление образцов материалов)- информационное поле, где заказчик акцентирует внимание участников закупки на ее особенности, заключения и исполнения договора. Данная информация должна быть идентичной той, которая размещена заказчиком в составе документации о закупке;

·         при необходимости – подготовить графические файлы (логотипы, схемы, чертежи и т. д.);

·         публикация о планируемом тендере в открытых источниках или на сайте ЭТП. Если вы заинтересованы получить наиболее выгодное предложение, нужно привлечь к тендеру большее количество участников – чем выше конкуренция, тем больше вероятности получения интересных для вас условий.

2 шаг. Размещение закупки на ЭТП

Вся подготовленная на первом этапе информация пригодится при размещении тендера на площадке. Подробные требования к предмету закупки, характеристики нужно отразить в спецификации (наименование, количество, цена за единицу без НДС, общая стоимость, технические характеристики, условия оплаты, срок поставки, необходимость наличия на складе, ставка НДС и др.). На ONLINECONTRACT при размещении тендера заказчик также отмечает соответствующую рубрику в классификаторе, чтобы поставщикам было удобнее найти закупку. Обязательно нужно опубликовать критерии и порядок оценки предложений – участникам будет понятно, каким требованиям должна отвечать их заявка. Заказчик получит наибольшее количество подходящих его запросам предложений и по итогам ему будет намного проще сделать выбор.

ONLINECONTRACT предоставляет каждому клиенту персонального менеджера. Он в том числе проверяет размещенную заказчиком информацию в тендере перед публикацией на площадке. Если есть вопросы, некорректно заполненные или неполные данные, возможные нарушения – оператор связывается с представителем заказчика для обсуждения всех вопросов, дает свои рекомендации, если требуется, отправляет заявку обратно для корректировки. После этого тендер на площадке становится доступным для участия. Такая процедура минимизирует риск человеческого фактора (ошибки, опечатки), защищает от возможных нарушений участников процедур.

3 шаг. Прием предложений

Что можно, что нельзя делать во время проведения закупки:

1.       Может ли заказчик менять условия после публикации тендера, например, если допущена критическая ошибка?  Внесение изменений не запрещено, однако в этом случае должно быть осуществлено оповещение участников и продлен срок окончания приема предложений.

2.       Как и по каким вопросам могут общаться закупщики с потенциальными поставщиками во время проведения тендера? Может ли общаться заказчик и участник во время проведения тендера за пределами площадки? Статьей 17 Федерального закона 135 «О защите конкуренции» «запрещаются действия, которые приводят или могут привести к недопущению, ограничению или устранению конкуренции». Любой участник закупки вправе направить заказчику запрос о даче разъяснений положений извещения и (или) документации о закупке. Но общение напрямую заказчика и участника вне площадки во время закупки запрещено. На ЭТП ONLINECONTRACT каждый клиент может задать вопрос по тендеру в функционале обратной связи на самой площадке. Ответ заказчика в таком случае будет доступен всем участникам. Плюса в этом два:

·      исключается необходимость отвечать на один и тот же вопросов нескольким компаниям;

·      все поставщики находятся в равных условиях, что исключает нарушение законодательства о защите конкуренции.

4 шаг. Подведение итогов закупки, выбор победителя

Подробнее этапы оценки предложений и заключения договора по итогам закупок мы рассмотрим в следующих выпусках «Школы закупок». Каким будет процесс выбора победителя, зависит от выбранной заказчиком процедуры. Если это аукцион, то победитель будет определен автоматически по наименьшей цене. Если это, например, конкурентный лист с переторжкой, то победителем станет тот, кто стал лучшим по комплексу критериев, определенных заказчиком до публикации тендера.

Если вы хотите, чтобы у вашей компании был лояльный пул потенциальных поставщиков, которые будут готовы участвовать в ваших тендерах и предлагать выгодные условия – будьте честны и открыты с ними. На ЭТП ONLINECONTRACT по итогам закупки рекомендуется писать обоснование выбора победителя и причины отклонения предложений других участников закупки – эта информация будет ценна вашим потенциальным поставщикам для анализа своих предложений и у них не будет сомнений в справедливости выбора.

Как понять, правильно ли проводятся закупки в вашей компании? Можно ориентироваться на несколько основных показателей:

·      среднее количество участников на лот. Минимальное количество должно быть 3 компании (если речь не идет об узкой нише, где в принципе ограниченное количество игроков рынка), оптимально - 5 и выше. Показатель этот имеет первостепенное значение, потому что демонстрирует не только качество работы сотрудников, но и всю систему закупок компании;

·      снижение цены по итогам процедур. На ЭТП ONLINECONTRACT этот показатель – 18 % (среднее значение за 1 полугодие 2018 г.);

·      доля конкурентных процедур в общем числе закупок. Здесь действует правило Парето, согласно которому 20% усилий приносят 80% результата. В данном случае наибольшее поле для экономии (за счет снижения затрат на закупки) следует искать в 20% статей бюджета, которые обычно составляют 80% от его суммы. Именно этим затратам и следует уделить особое внимание и обозначить «границу» стоимости, выше которой все закупки проводятся на ЭТП.

Следующий выпуск «Школы закупок» будет посвящен оценке участников и их предложений, выбору поставщиков по итогам закупки. С предыдущими материалами проекта вы можете ознакомиться на onlc.ru в разделе «Новости». Чтобы получить ответы на возникшие вопросы по организации и проведению закупок, звоните в ЭТП ONLINECONTRACT по телефонам: 8 (800) 555-39-39 или 8 (843) 2-696-696.

Распечатать
Нашли ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter
Читать также
Пользователи соцсетей получат бесплатный доступ к бизнес-знаниям

16:00

Пользователи соцсетей получат бесплатный доступ к бизнес-знаниям

Украина попала в список беднейших стран региона

24 Мая

Украина попала в список беднейших стран региона

В Японии стартовали тестовые поставки товаров по Транссибу в Европу

24 Мая

В Японии стартовали тестовые поставки товаров по Транссибу в Европу

В Казани обсудят строительство первого участка второй линии метро

23 Мая

В Казани обсудят строительство первого участка второй линии метро

Как правильно закопать деньги?

23 Мая

Как правильно закопать деньги?

В Татарстане ожидается град

23 Мая

В Татарстане ожидается град

В Казани на два месяца перекроют две улицы

23 Мая

В Казани на два месяца перекроют две улицы

О том, что имеют — не знают, но можно дать и больше...

23 Мая

О том, что имеют — не знают, но можно дать и больше...

Цены на нефть в четверг постепенно снижаются

23 Мая

Цены на нефть в четверг постепенно снижаются

Руслан Халилов: «Мы будем проводить эти форумы ежегодно»

23 Мая

Руслан Халилов: «Мы будем проводить эти форумы ежегодно»

Рост производства в апреле показал максимум за два года

23 Мая

Рост производства в апреле показал максимум за два года

Гендиректор «Яндекс. Такси» станет вторым человеком компании

23 Мая

Гендиректор «Яндекс. Такси» станет вторым человеком компании

У Казани появится фирменный халяльный торт

23 Мая

У Казани появится фирменный халяльный торт

ЦБ потребует возмещения убытков от разорившихся НПФ

23 Мая

ЦБ потребует возмещения убытков от разорившихся НПФ

На ЦИПР-2019 в Иннополисе прошел вечер, посвященный робототехнике

23 Мая

На ЦИПР-2019 в Иннополисе прошел вечер, посвященный робототехнике

Все события

Корпоративные Блоги

Все блоги

Экономика и финансы

  1. Лидеры энергоэффективности
    Компании, входящие в группу «ТАИФ», в рамках международного форума поделились передовым опытом в сфере энергосбережения. Сложнейшие технологические решения отмечены и президентом Татарстана, и правительством…
  2. Когда потребитель выходит из энергосети...
    Вопросы ценообразования и его перспективы на внутреннем российском рынке на заседании правительства Татарстана в эксклюзивном интервью «Эксперту Татарстан» очень наглядно представила член совета директоров…
  3. Энергетика Татарстана: победы и проблемы
    Итальянские ветры татарстанской энергетики, газомоторное топливо для привлечения федеральных средств и энергоэффективность предприятий обсудили на международном форуме в Казани
Подписаться

Топ

  1. В РФ увеличат минимальный размер оплаты труда
    МРОТ планируют увеличить с 1 января 2021 года в связи с пересмотром потребительской корзины в большую…
  2. Госкорпорация «Ростех» запустит в Иннополисе производство Т-500
    Сегодня, 22 мая, в рамках конференции «Цифровая индустрия промышленной России» пройдет церемония запуска…
  3. Родители татарстанских школьников требуют ввести пятидневную учебную неделю
    «Родительское сообщество Татарстана» направило президенту республики Татарстан Рустаму Минниханову, а также…
  4. В ОПЕК+ отмечают влияние отношений США и КНР на нефтяной рынок
    Участники соглашения ОПЕК+ обсуждают вопрос влияния отношений США и КНР на нефтяной рынок. Об этом сообщил…
  5. Президент РТ поздравил татарстанцев с Днем официального принятия ислама Волжской Булгарией
    Президент Татарстана Рустам Минниханов обратился к жителям республики с поздравлением по случаю Дня официального…

Интервью

WorldSkills. Все стороны медали

WorldSkills. Все стороны медали

Казань готовится принять мировой чемпионат рабочих профессий WorldSkills (Ворлдскиллс). Это престиж для Татарстана, инвестиции, 9,5 млрд рублей на развитие инфраструктуры, специально построенный красивый многофункциональный комплекс «Kazan Expo»… А что «турнир профессионалов» даст ребятам-участникам и что - экономике страны? С вопросами мы обратились к инициатору появления WorldSkills в России Павлу Черных, а также к непосредственным участникам образовательного процесса

Научный фундамент застоя

Научный фундамент застоя

Как «сшить» разрыв между наукой и бизнесом? Синергия фундаментальной науки и промышленности обещает колоссальный прорыв обеих отраслей, однако на этом пути есть множество препятствий