Казань,21 Марта, Четверг $ 64.28 € 72.94
Подписаться
Годовая подписка на журнал за 3960 руб
Оформить подписку

Готовим документы для проведения тендера: чем подробнее, тем лучше

Готовим документы для проведения тендера: чем подробнее, тем лучше
Фото:

Электронная торговая площадка ONLINECONTRACT продолжает проект «Школа закупок». В прошлый раз мы выяснили, по каким критериям выбирать ЭТП для проведения закупок. Нынешний «урок» посвящен подготовке документации заказчиком для проведения тендера

Требования по документации также регулируются федеральными законами: государственные закупки – ФЗ-44, компаний с государственным участием – ФЗ-223. Закупки коммерческих компаний в первую очередь регулирует Гражданский кодекс, но они считаются менее жесткими по сравнению с первыми двумя. Однако, если вы хотите провести тендер максимально выгодно, над оформлением документов придется потрудиться.

Во-первых, грамотно оформленная документация поможет привлечь максимальное количество поставщиков с предложениями именно того товара/услуги, которые вы планировали закупить, с теми параметрами и на условиях, интересных вам. Во-вторых, заранее подготовленные документы облегчат жизнь и самому заказчику – как руководителю компании, так и исполнителю. Например, для прозрачности закупки, критерии выбора поставщика должны быть четко прописаны и определены заранее, а также быть понятными и доступными для потенциальных поставщиков. Так, со стороны участников тендера к заказчику не будет вопросов и сомнений в необъективности выбора, а комиссия сможет предоставить документальное обоснование выбора контролирующим органам и подразделениям организации.

Но это не значит, что чем больше документации – тем лучше. Основной документ, регулирующий закупки в компании – «Положение о закупках». Он актуализируется по необходимости и содержит общие принципы; используемые в закупках процедуры, порядок их проведения; формы проведения закупок. В идеале, наряду с «Положением о закупках» наличие у компании общедоступного годового (минимум полугодового) плана закупки товаров, работ, услуг. В нем указываются: сроки проведения закупки; предмет закупки с минимальными техническими требованиями; объем; начальная максимальная цена; сроки проведения закупочной процедуры, сроки исполнения договора; адрес поставки; информация о способе закупки.

Какую информацию нужно актуализировать и готовить к каждой закупке? Чтобы не изобретать велосипед, при проведении коммерческих тендеров за основу можно взять состав закупочной документации, который требуется от заказчиков по 223-ФЗ. Документы должны дать потенциальному поставщику исчерпывающие данные для формирования своего предложения с учетом всех затрат, связанных с поставкой товаров, производства работ, оказания услуг. В документации указываются:

1.    Требования к предмету закупки: к безопасности, качеству, техническим и функциональным характеристикам (потребительским свойствам) товара, работы, услуги, к размерам, упаковке, отгрузке товара, к результатам работы, установленные заказчиком и предусмотренные техническими регламентами в соответствии с законодательством РФ о техническом регулировании, документами, применяемыми в национальной системе стандартизации. Здесь также следует указать, рассматриваются ли эквиваленты. При закупках ТМЦ требуется точное, однозначно трактуемое описание с указанием технических параметров предмета закупки в соответствии с ГОСТом, ТУ и т.д. Однако необходимо придерживаться принципа разумности: список требований не должен быть составлен так, чтобы возникало искусственное ограничение потенциального перечня товаров, работ или услуг.

2.    Требования к содержанию, форме, оформлению и составу заявки на участие в закупке.

3.    Место, условия и сроки (периоды) поставки товара, выполнения работы, оказания услуги.

4. Сведения о начальной (максимальной) цене (НМЦ) договора (цена лота) либо формула цены, по которой рассчитываются суммы для оплаты заказчиком поставщику, а также максимальное значение цены договора НМЦ - это максимальная стоимость 1 единицы товара или услуги, определенная заказчиком, в, выше которой предложения участников не рассматриваются.

            Для участников тендера начальная цена даёт понимание, сколько заказчик готов потратить на приобретение и соответствуют ли его ожидания рынку. Кто должен назначать НМЦ? Она формируется исходя из двух факторов – бюджета закупок и текущих условий рынка. Мониторить информацию по текущим ценам на рынке должен специалист отдела закупок (если он есть) или непосредственно заказчики продукции и услуг. Но как исключить ситуацию, когда бюджет формируется с заведомо завышенными ценами? В компании, в особенности крупной, с большим объемом закупок, должен быть сотрудник, который на этапе формирования плана закупок проконтролирует размер стартовой цены по специально сформированной методике. Один из инструментов такого контроля – самостоятельная проверка данным контролером цен на рынке, запрос цен у поставщиков.

5. Порядок формирования цены договора (цены лота) с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей.

6. Форма, сроки и порядок оплаты товара, работы, услуги.

7. Порядок, дата начала, дата и время окончания срока подачи заявок на участие в закупке (ее этапах), а также сроки и порядок подведения итогов. Сколько времени нужно заложить на прием предложений от участников? Клиентам ONLINECONTRACT мы рекомендуем публиковать закупку минимум на 5, оптимально на 10 рабочих дней. Естественно, все зависит от тендера – закупка малого объема стандартной канцелярской продукции вряд ли потребует у поставщиков много времени на расчеты. А вот просчитать свои возможности, получаемую выгоду и предоставить предложение по поставке технически сложного оборудования и материалов, по выполнению работ, по оказанию услуг, вероятно, займет больше времени.

8. Требования к участникам закупки. Помимо правоустанавливающих документов, подтверждающих законность работы компании, заказчики могут указывать срок работы компании на рынке, условия платежей, гарантийные и постгарантийные обязательства, лицензии и проект договора, если этого требует специфика работы компании и это предусмотрено действующим законодательством.

9. Формы, порядок, дата и время окончания срока предоставления участникам тендера разъяснений положений документации о закупке.

10. Критерии и порядок оценки и сопоставления заявок на участие в закупке. Обязательство выбора поставщика исключительно по цене на ЭТП ONLINECONTRACT предполагается только при проведении аукциона. При размещении на площадке других процедур, например, конкурентного листа, заказчик сам определяет критерии выбора победителя. Как правило, это комплекс показателей, например, соотношение цена/качество. Компания, заинтересованная в улучшении структуры себестоимости своей продукции, может сделать выбор в пользу товара, который будет стоить дороже, если он выше по качеству и срок его эксплуатации дольше, чем у конкурентов.

            Чтобы и сам заказчик (руководитель компании, финансовый директор, служба безопасности), и участники понимали, как будут выбирать победителя тендера, необходимо еще до его объявления разработать критерии оценки предложений. Для этого можно использовать шкалу весов критериев отбора, где каждому из них будет присвоена своя значимость. К примеру, такими условиями могут быть цена, сроки поставки, условия оплаты, гарантийное обслуживание и другие критерии, которые заказчик считает необходимыми при осуществлении выбора. Использование такой методики при выборе победителя позволяет привести все предложения участников к единому знаменателю и сделать выбор поставщика простым и прозрачным.

11. Перечень потенциальных поставщиков, подрядчиков. Даже если вы проводите тендер на электронной площадке, и она занимается привлечением участников, приглашать на тендер своих действующих поставщиков обязательно. Когда поставщики оказываются в конкурентной среде - а в случае с электронными тендерами участники еще и обезличены - они могут и вынуждены торговаться. При личном общении без присутствия конкурентов, как выясняется по итогам электронной закупки, участники не всегда дают самые выгодные для заказчика условия.

12. Проектная документация, графические материалы - если ваша закупка предполагает наличие изображений, схем, нанесение логотипов, их также необходимо прикрепить к документации в просмотровой версии и специализированной программе. Это поможет участнику точно рассчитать цену и, например, избежать риска изменения цены или невозможности поставки в будущем.

«Как такового готового, единого, универсального списка требуемых документов в коммерческих закупках нет. Формы закупочных документаций могут быть различными, но для эффективного проведения тендеров мы рекомендуем включать в документы основные вышеперечисленные требования и информацию, – комментирует директор электронной торговой площадки ONLINECONTRACT Александр Гуров. – Данный список – результат, прежде всего, нашей сложившейся практики. Я бы руководствовался таким правилом: формировать закупочную документацию и определять требования в них так, чтобы они соответствовали интересам заказчика, но в то же время, не противоречили законодательству РФ и не ограничивали конкуренцию».

Показателем того, что закупочная документация составлена качественно, является отсутствие уточняющих однотипных вопросов от поставщиков. В целом, от того, насколько качественно будет проработан данный этап, во многом зависит конечный результат закупки.

Следующий выпуск «Школы закупок» будет посвящен этапу непосредственно проведения самой закупки. С предыдущими материалами проекта вы можете ознакомиться на onlc.ru в разделе «Новости». Чтобы получить ответы на возникшие вопросы по организации и проведению закупок, звоните в ЭТП ONLINECONTRACT по телефонам: 8 (800) 555-39-39 или 8(843) 2-696-696.

          Справка о компании

Электронная торговая площадка ONLINECONTRACT — площадка №1 на рынке межкорпоративной электронной торговли в Татарстане*, одна из крупнейших ЭТП России.

 

Количество клиентов площадки — > 47 000.

Общий оборот торгово-закупочных процедур — > 544 млрд рублей.

Количество торгово-закупочных процедур — > 176 000.

 

          Компания 11 лет помогает предприятиям оптимизировать затраты и находить поставщиков или покупателей в кратчайшие сроки, сохраняя прозрачность и честную конкуренцию процессов закупок и торгов. ЭТП работает по трем направлениям: Корпоративные закупки, Биржевые продукты, Реализация активов и имущества. Организации разного масштаба и географии могут проводить здесь закупки для обеспечения нужд компании, покупать нефтепродукты и продукты нефтехимии у ведущих российских предприятий и производителей напрямую и по справедливой цене, а также покупать или продавать автомобили, металлы, технику, имущество и другие активы предприятия.

 

* По результатам маркетингового исследования ООО "МХ 1" сводных показателей деятельности ЭТП в РТ за 2017 год

 

Распечатать
Нашли ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter
Читать также
Рустам Минниханов провел встречу с новым турецким послом

17:26

Рустам Минниханов провел встречу с новым турецким послом

Закон об «ипотечных каникулах» одобрен Госдумой в первом чтении

16:45

Закон об «ипотечных каникулах» одобрен Госдумой в первом чтении

«Революция» на рынке недвижимости или плата за безопасность

15:16

«Революция» на рынке недвижимости или плата за безопасность

Сбербанк запустил сервис по организации деловых поездок

14:36

Сбербанк запустил сервис по организации деловых поездок

Фильм «Трезвый водитель» - как «Золушка», только наоборот

14:09

Фильм «Трезвый водитель» - как «Золушка», только наоборот

В Набережных Челнах прошла встреча между представителями малого и среднего бизнеса и бизнес-омбудсменом Татарстана

13:45

В Набережных Челнах прошла встреча между представителями малого и среднего бизнеса и бизнес-омбудсменом Татарстана

Жители казанского поселка Залесный-2 просят ограничить движение через их поселок

13:15

Жители казанского поселка Залесный-2 просят ограничить движение через их поселок

ВСМ «Москва – Казань» лишат 112 млрд рублей в пользу НОВАТЭК

11:21

ВСМ «Москва – Казань» лишат 112 млрд рублей в пользу НОВАТЭК

На развитие молодежной политики Татарстан выделит 7,8 млрд рублей

10:42

На развитие молодежной политики Татарстан выделит 7,8 млрд рублей

Счетная палата выявила нарушения при использовании бюджетных средств дирекцией Минкультуры

10:01

Счетная палата выявила нарушения при использовании бюджетных средств дирекцией Минкультуры

Международное рейтинговое агентство Moody's повысило кредитные рейтинги Ак Барса

09:30

Международное рейтинговое агентство Moody's повысило кредитные рейтинги Ак Барса

Еврокомиссия оштрафовала Google на 1,49 млрд евро

20 Марта

Еврокомиссия оштрафовала Google на 1,49 млрд евро

В результате повышения НДС россияне заплатят 460 млрд рублей

20 Марта

В результате повышения НДС россияне заплатят 460 млрд рублей

Татарстанцев просят выбрать объекты для благоустройства в 2020 году

20 Марта

Татарстанцев просят выбрать объекты для благоустройства в 2020 году

Летом Сбербанк запустит функцию по снятию наличных на кассе магазинов

20 Марта

Летом Сбербанк запустит функцию по снятию наличных на кассе магазинов

Все события

Мероприятия

Все мероприятия

Корпоративные Блоги

Все блоги

Экономика и финансы

  1. Прошел V международный форум автомобилестроения РТ TIAF supported by Automechanika 2019
    С 26 по 28 февраля в Казани при поддержке ведущего международного выставочного бренда в области автозапчастей, компонентов и оборудования для автосервиса Automechanika, в пятый раз прошел Международный…
  2. Авто-газо-электро будущее
    26 февраля на территории МВЦ «Казань Экспо» начал работу Международный форум и выставки автомобилестроения TIAF supported by Automechanika
  3. Цифровизация производства, он-лайн торговля и «колхоз без колхозников»
    Министерство экономики РТ и Министерство промышленности и торговли РТ совместно подвели итоги 2018 года
Подписаться

Топ

  1. Гражданам РФ грозит новый налог
    В России в ближайшее время может появиться новый налог с заработной платы, который будет взиматься вместе…
  2. Сергей Когогин протестировал магистральный тягач КАМАЗ-54901
    По сообщениям пресс-службы ПАО «КамАЗ», генеральный директор автогиганта Сергей Когогин протестировал…
  3. Boeing презентовал самый длинный пассажирский самолет в мире
    Компания Boeing представила ограниченному числу участников самый длинный пассажирский самолет в мире…
  4. «Яндекс» тестирует новую социальную сеть «Аура»
    «Яндекс» начал тестировать работу собственной социальной сети «Аура». По сообщению пресс-службы компании,…
  5. Президент Казахстана сложил свои полномочия
    19 марта 2019 года выступая с обращением к гражданам Казахстана, президент страны Нурсултан Назарбаев…

Интервью

Научный фундамент застоя

Научный фундамент застоя

Как «сшить» разрыв между наукой и бизнесом? Синергия фундаментальной науки и промышленности обещает колоссальный прорыв обеих отраслей, однако на этом пути есть множество препятствий

Ставки будут расти

Ставки будут расти

О проблемах земельного и жилищного рынка, а также о государственно-частном партнерстве нашему журналу рассказала спикер Гайдаровского экономического форума