Казань,13 Декабря, Четверг $ 66.42 € 75.22
Подписаться
Годовая подписка на журнал за 3600 руб
Оформить подписку

Монетизируем предусмотрительность: как планирование закупок помогает экономить

Монетизируем предусмотрительность: как планирование закупок помогает экономить
Фото:

Электронная торговая площадка ONLINECONTRACT продолжает «Школу закупок». Сегодняшний материал посвящен первому этапу - планированию закупок.

Электронная торговая площадка ONLINECONTRACT продолжает «Школу закупок». В рамках проекта мы расскажем о том, как эффективно выстроить процесс закупок от начала до конца, чтобы снизить затраты компании без потери качества. Сегодняшний материал посвящен первому этапу - планированию закупок.

Почему так важно планирование? Как организовать процесс, кто этим должен заниматься в компании? Каким должен быть результат планирования и как его контролировать? Об этом рассказал эксперт отрасли, практик с 20-летним опытом работы в закупках, заместитель директора по развитию закупочной деятельности ЭТП ONLINECONTRACT Константин Арбан.

 

Почему важно планировать, кто должен делать это по закону?

 

Чтобы понимать, для кого планирование закупок является обязательным, а для кого это вопрос добровольный, направленный на обеспечение внутренней дисциплины компании, обратимся сначала к теории. Чтобы сориентироваться в мире закупок, прежде всего нужно рассмотреть тему планирования с точки зрения регулирования законодательством:

 

1.​ 44-ФЗ регулирует закупки государственных и муниципальных бюджетных учреждений. Данные организации обязаны размещать годовой план закупок на сайте zakupki.gov.ru (ЕИС – Единая информационная система в сфере закупок).

 

2.​ 223-ФЗ регулирует закупки организаций с долей участия государства более 50%, компаний, занимающихся регулируемыми видами деятельности (водоснабжение, энергетика и т.д.), организаций субъектов естественных монополий (РЖД, нефтяные компании, газовые компании и т.п.), бюджетных организаций, проводящих закупку за счет внебюджетных средств (собственные средства, средства субподряда, полученные гранты и т.п.) и других. Данные организации обязаны в срок до 31 декабря текущего года размещать план закупок на следующий год в ЕИС.

 

3.​ Закупки коммерческих компаний регулирует Гражданский кодекс. У них нет обязательства размещать информацию о закупках в открытом доступе.

 

Рассмотрим подробнее №2 и №3. Разный бизнес проводит закупки разными способами и в разных формах:

 

1.​ На шести аккредитованных по 44-ФЗ электронных площадках способами, обозначенными в федеральном законе.

 

2.​ На своей корпоративной площадке.

 

3.​ На сторонних электронных площадках (например, лидер рынка межкорпоративной электронной торговли Татарстана – ЭТП ONLINECONTRACT).

 

4.​ Традиционно «конвертным» способом (конкурсная комиссия - очные торги), либо «на коленке» - сбором в лучшем случае трех коммерческих предложений исполнителем или путем личных переговоров, договоренностей.

 

Вне зависимости от способов и форм проведения, площадки, планирование закупок дает возможности:

 

-​ понимать и планировать затраты на закупки;

 

-​ снижать цены исполнения заказа - заказчик расширяет круг поставщиков, что создает конкурентную среду для них;

 

- проводить консолидированную закупку и за счет объема получать лучшие цены;

 

-​ организовать и выстроить работу всей компании и закупщика/снабженца (если он есть) плавно, без авралов и суеты;

 

-​ минимизировать количество срочных закупок, соответственно, снизить объемы незапланированных расходов;

 

-​ формировать положительную репутацию компании на рынке, среди поставщиков. Приемка товара проходит в спокойном режиме, в случае наличия недостатков остается время на их исправление. Если все по плану, оплата, как правило, тоже не задерживается, соответственно, поставщики готовы участвовать в ваших закупках и предоставлять лояльные условия;

 

-​ заранее получать информацию о заказе малому и среднему бизнесу – они могут соизмерять свои возможности и определять, что именно потребуется для формирования выгодного для всех коммерческого предложения;

 

- расширять круг привлекаемых потенциальных поставщиков (МСБ) для крупного бизнеса.

 

- С планирования начинается любое мероприятие, а в закупках – это 20% успеха. Есть компании, которые обязаны планировать и размещать годовой график закупок по закону. Однако планировать имеет смысл в любой организации и любой сфере – будь то завод, свиноферма или фитнес-клуб.

 

На этапе планирования самые большие сложности связаны с устоявшимся порядком в компании, привычками и, возможно, предрассудками руководства и исполнителей. Сопротивление со стороны сотрудников может возникать по разным причинам – кто-то работает «в серую», кому-то невыгодно «светиться», кто-то не хочет менять действующего поставщика (при этом, не будучи уверенным в оптимальности его условий), нарушать личные договоренности. И даже практически гарантированная выгода порой не убеждает сотрудников в важности планирования. Например, странную неприязнь к планированию испытывают строительные компании. Застройщики закупаются под каждый конкретный объект по принципу «есть деньги – побежал, нет денег – сидишь». Закупки аналогичных материалов под аналогичные объекты тоже происходят отдельно, хотя гораздо удобнее и выгоднее было бы провести один большой консолидированный тендер, - комментирует Константин Евгеньевич.

 

- Основной минус отсутствия планирования и системного подхода в закупочной деятельности – это финансовые потери для компании. Если у вас есть план закупок, вам не нужно срочно собирать информацию от поставщиков и выбирать по принципу «кто быстрее всего сможет поставить». Можно в плановом режиме разместить закупку на сторонней торговой площадке и получить снижение цены на 17% (средний показатель на ЭТП ONLINECONTRACT). Каждый руководитель может сопоставить эти цифры с годовым объемом закупок продукции и услуг своей компании и определить для себя, стоит планировать закупки или продолжать закупать спонтанно, – продолжает эксперт.


Как планировать?

 

Общие рекомендации можно привести в четырех шагах:

 

1.​ Проведение анализа хозяйственной деятельности и формирование регламентов о закупках.

 

- Для компаний, которые проводят закупки «на коленках», бессистемно, и для тех, у кого система уже сформирована, но есть сомнения в ее эффективности, прежде всего, нужно провести аудит существующих в компании закупок. В идеале, это должна сделать сторонняя организация. Даже если есть уже принятые регламенты по закупкам, это не является гарантией того, что они исполняются.

 

Как дела обстоят в реальности? Как компания работает, соблюдает ли условия договоров с поставщиками, производит ли оплату без задержек? Какое количество компаний участвует в каждой закупке? (на мой взгляд, тендер можно считать эффективным при участии в нем, как минимум, трех не связанных между собой компаний, оптимально – не менее пяти, идеально – восемь и более участников). Привлекаются ли новые участники рынка или исполнитель работает только со сформировавшимся списком поставщиков? В ходе такой проверки можно выявить слабые места, корректировка которых поможет снизить расходы на закупки. Яркий пример – отсутствие планирования.

 

Возможно, по итогам такой проверки руководитель компании примет решение исключить неактуальные регламенты, скорректирует и оптимизирует часть бизнес-процессов, введет новые правила, допустим, с учетом современных инструментов, появившихся на рынке закупок уже после разработки существующих в компании регламентов.

 

Результатом этого этапа должен быть актуализированный документ, регламентирующий закупочную деятельность компании.

 

В крупных компаниях такой регламент называется «Положение о закупках». Он содержит следующую информацию:

 

- общие принципы;

 

- используемые в закупках процедуры, порядок их проведения;

 

- формы проведения закупок.

 

Закупки можно проводить на своей либо сторонней площадке в электронном виде, или это может быть традиционная форма - отдел закупок собирает предложения и согласовывает с комиссией.

 

В каких случаях есть смысл проводить электронные торги на ЭТП? Минусы традиционного способа проведения закупок конкурсной комиссией и очными торгами:

 

1. риск субъективной оценки, сговора сотрудников, конфликта интересов;

 

2. ограничение географии поставщиков.

 

Плюс – возможно, более быстрый процесс, когда нужно срочно (но когда запланировано - не должно быть срочно).

 

Плюсы электронных закупок:

 

1. На сторонних площадках - возможность привлечь больше участников, их база превышает количество компаний, которое может охватить сотрудник вашего отдела закупок. На ЭТП ONLINECONTRACT, например, привлечением участников на каждый тендер занимается отдельное подразделение;

 

2. Минимизация влияния человеческого фактора при наличии определенных заранее критериев оценки участников закупки;

 

3. Электронные закупки позволяют снизить коррупционные риски – исключают нелегальные финансовые вознаграждения, которые, по сути, являются выплатами из карманов собственника и акционеров предприятия.

 

Минус - для качественного проведения тендера нужно размещать его на площадке как минимум за пять рабочих дней до окончания приема предложений. Это даже не минус, это разумные сроки для изучения документации и грамотного формирования предложения.

 

Если оценивать рынок заказчиков в корпоративных закупках, то это, в первую очередь, средние и крупные компании. Наиболее активно возможности коммерческих площадок используют промышленные комплексы: машиностроение, строительство, металлургия, энергетика. ЭТП ONLINECONTRACT сотрудничает с предприятиями, которые входят в группу компаний «ТАИФ», с ПАО «Таттелеком», АО «Агросила», с международными компаниями, а также компаниями, которые работают на территории всей страны.

 

- в случае, если проводятся электронные тендеры, минимальная стоимость закупки;

 

Прежде чем купить что-то на ЭТП, нужно посчитать, сколько временных ресурсов займет подготовка и согласование закупочной документации, работа топов, работа специалиста по закупкам, начальника отдела закупок, вывести затраты и прибавить к стоимости товара. Нижняя граница по закупкам варьируется в зависимости от масштаба предприятия – у некоторых минимальная закупка – это 50 тыс. рублей, у других – миллион. В моей практике самая мелкая закупка – электронная подпись: стартовая цена - 4600 рублей, в результате получилось 2700.

 

- порядок и принципы определения поставщиков и подрядчиков в соответствии с критериями оценки;

 

-​ порядок заключения договора и другая информация.

 

2.​ Определение потребностей всех подразделений компании и бюджета закупок.

 

Для планирования нужно собрать информацию со всех отделов: потребности, их объем, технические характеристики, оценить рынок – сколько стоит продукция и услуги, чтобы в плане закупок отразить стартовую цену. Кто это может делать?

 

- Это зависит от структуры компании. В крупных компаниях, как правило, есть отдел снабжения или закупок. В малом бизнесе чаще встречается практика проведения закупок подразделением-заказчиком услуг или продукции. В микробизнесе роль закупщика может выполнять и директор, и его помощник, и бухгалтерия – кого назначит руководитель. Во многих компаниях действует один закупщик – он сам находит поставщика, сам забирает заявку, сам общается с поставщиком, обговаривает все вопросы, сам же привозит, сдает и сам же контролирует остатки на складе. Однако такой механизм тяжело назвать прозрачным.

 

Кто должен назначать стартовую цену? Она формируется исходя из двух факторов – бюджета закупок и текущих условий рынка. Информацию по текущим ценам на рынке может определять отдел снабжения (если он есть) или непосредственно заказчики продукции и услуг.

 

Но как исключить ситуацию, когда бюджет формируется с заведомо завышенными ценами? В компании, в особенности крупной, с большим объемом закупок, должен быть сотрудник, который на этапе формирования плана закупок проконтролирует размер стартовой цены по специально сформированной методике. Один из инструментов такого контроля – самостоятельная проверка данным контролером цен на рынке, запрос цен у поставщиков.

 

Еще один логичный вопрос: если собирать информацию по ценам у поставщиков – то зачем дальше нужна ЭТП? Когда поставщики оказываются в конкурентной среде - а в случае с электронными тендерами участники еще и обезличены - они могут и вынуждены торговаться. При личном общении без присутствия конкурентов, как выясняется по итогам электронной закупки, участники не всегда дают самые выгодные для заказчика условия.

 

3.​ Формирование годового плана закупок

 

План закупки товаров, работ, услуг представляет собой информационную базу для всех заинтересованных в участии в закупках, проводимых заказчиком. План должен содержать:

 

-​ сроки проведения закупки;

 

- предмет закупки с минимальными техническими требованиями,

 

- объем;

 

- начальную максимальную цену;

 

-​ информацию о способе закупки;

 

- сроки и адрес поставки.

Такой план должен быть рассчитан минимум на полгода вперед, а в идеале - на год. Для того чтобы план закупок выполнил свою функцию и позволил компании снизить затраты, он должен быть общедоступным. Годовой план можно разместить на сайте организации или ЭТП, которая выбрана для проведения закупок вместе с «Положением о закупках».

 

4.​ Контроль эффективности планирования

 

Как понять, что годовой план был составлен корректно? Для этого по итогам года потребуется проверить уровень его выполнения. 100% результат в данном случае - недостижимая цель, так как в течение года наверняка придется что-то переносить, какие-то закупки отменять, что-то добавлять. Причин тому может быть множество, и все они, скорее всего, будут объективны. Если план выполнен на 85%, можно говорить о том, что он был составлен грамотно.

 

Следующий, второй выпуск «Школы закупок» будет посвящен теме выбора способов, формата и площадки для проведения закупок. Чтобы получить ответы на возникшие вопросы по организации и проведению закупок, звоните в ЭТП ONLINECONTRACT по телефонам: 8 (800) 555-39-39 или 8(843) 2-696-696.

 

Справка о компании

 

Электронная торговая площадка ONLINECONTRACT — площадка №1 на рынке межкорпоративной электронной торговли в Татарстане, одна из крупнейших ЭТП России.

 

-  Количество клиентов площадки — 44 000.

 

-​ Общий оборот торгово-закупочных процедур — 500 млрд рублей.

 

-​ Количество торгово-закупочных процедур — 166 000.

 

Компания уже более 11 лет помогает предприятиям оптимизировать затраты и находить поставщиков или покупателей в кратчайшие сроки, сохраняя прозрачность и честную конкуренцию процессов закупок и торгов. ЭТП работает по трем направлениям: Корпоративные закупки, Биржевые продукты, Реализация активов и имущества. Организации разного масштаба и географии могут проводить здесь закупки для обеспечения нужд компании, покупать нефтепродукты и продукты нефтехимии у ведущих российских предприятий-производителей напрямую и по справедливой цене, а также покупать или продавать автомобили, металлы, технику, имущество и другие активы предприятия.

 


Словарь закупок:

 

1. Корпоративные закупки - закупки коммерческих компаний.

 

2. Государственные закупки – закупки государственных и муниципальных бюджетных учреждений, которые подпадают под действие 44-ФЗ.

 

3. Закупки по 223-ФЗ - закупки организаций с долей участия государства более 50%, компаний, занимающихся регулируемыми видами деятельности, организаций субъектов естественных монополий, бюджетных организаций, проводящих закупку за счет внебюджетных средств и других.

 

4. Планирование закупочной деятельности– первый этап в организации системы закупок компании, включающий в себя: проведение анализа хозяйственной деятельности и формирование регламентов о закупках, определение потребностей компании и бюджета закупок, непосредственно формирование годового плана и контроль эффективности сформированного плана по итогам периода. Результатом этого этапа является годовой план с указанием сроков проведения, объема, предмета закупки с минимальными техническими требованиями, начальной максимальной ценой, способом закупки, сроками и адресом поставки.

 

5. ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок) – информационная система в сфере закупок, представленная в интернете по адресу http://zakupki.gov.ru. Законодательство обязует размещать в ней информацию о закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ. ЕИС содержит графики и планы закупок; данные о реализации запланированных тендеров; реестр контрактов, заключенных между государственным учреждением и поставщиком, а также информацию о них; сведения о недобросовестных компаниях, которые ранее уже нарушали условия контрактов; библиотеку стандартных договоров и их условий; реестр банковских гарантий; реестр жалоб и претензий, даты всех выполненных проверок, независимо от того, были они проведены по плану или без, а также их результаты и выводы комиссии; результаты выполненного мониторинга, контроля и аудита за проведением госзакупок; отчеты заказчиков в форме, определенной 44-ФЗ; каталоги товаров, работ, услуг, которые необходимы государственным организациям или иным структурам и другие данные.

 

6. Начальная максимальная цена, стартовая цена – максимальная стоимость 1 единицы товара или услуги, которую указывает заказчик в плане закупок и в закупочной документации. Формируется, как правило, исходя из бюджета закупок и текущих условий рынка, отделом снабжения (если он есть) или заказчиком продукции и услуг внутри компании. В случае превышения стартовой цены участником закупки, его предложение может быть не рассмотрено заказчиком по итогам тендера, если это указано в его «Положении о закупках».

Распечатать
Нашли ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter
Читать также
Шамиль Агеев: Благодаря экспортерам Татарстан стал более узнаваем за пределами России

19:24

Шамиль Агеев: Благодаря экспортерам Татарстан стал более узнаваем за пределами России

Исполком Казани выделит на поддержку молодежи 10 млн рублей

17:44

Исполком Казани выделит на поддержку молодежи 10 млн рублей

Американская компания заплатит $100 000 за отказ от смартфона на год

17:14

Американская компания заплатит $100 000 за отказ от смартфона на год

Греф рассказал об убыточности программы «Спасибо от Сбербанка»

16:39

Греф рассказал об убыточности программы «Спасибо от Сбербанка»

Татарстан ежегодно тратит на национальную политику более 300 млн рублей

16:01

Татарстан ежегодно тратит на национальную политику более 300 млн рублей

Директор «Водоканала» предложил поднять тарифы на воду Казани в 2 раза

15:36

Директор «Водоканала» предложил поднять тарифы на воду Казани в 2 раза

​​В Казани состоится встреча Виктора Зубкова и Рустама Минниханова

15:03

​​В Казани состоится встреча Виктора Зубкова и Рустама Минниханова

В 2019 году бюджет Казани достигнет 23,02 млрд рублей

14:40

В 2019 году бюджет Казани достигнет 23,02 млрд рублей

Абрамович заинтересован в финансировании ВСМ Москва — Казань

14:07

Абрамович заинтересован в финансировании ВСМ Москва — Казань

В Казани на две недели ограничат движение рядом с Центром семьи «Казан»

13:39

В Казани на две недели ограничат движение рядом с Центром семьи «Казан»

ПАО «Таттелеком» и СТЭП ЛОДЖИК помогут организациям выполнить требования 187-ФЗ

13:11

ПАО «Таттелеком» и СТЭП ЛОДЖИК помогут организациям выполнить требования 187-ФЗ

Доходы бюджета Казани выросли на 1,3 миллиарда рублей

12:40

Доходы бюджета Казани выросли на 1,3 миллиарда рублей

Главным судебным приставом Татарстана назначен Игорь Безуевский

12:10

Главным судебным приставом Татарстана назначен Игорь Безуевский

Казань стала лидером по платежам за коммуналку среди российских городов

11:51

Казань стала лидером по платежам за коммуналку среди российских городов

Рустам Минниханов встретился с делегацией Европейской экономической комиссии ООН

11:24

Рустам Минниханов встретился с делегацией Европейской экономической комиссии ООН

Все события

Мероприятия

Все мероприятия

Корпоративные Блоги

Все блоги

Опрос

А вы бы пересели на общественный транспорт, если он стал бесплатным?

Экономика и финансы

  1. Татарстан – Чехия: новый импульс для сотрудничества
    Возможности делового сотрудничества обсудили чешская и российская стороны в рамках делового форума "Татарстан - Чехия"
  2. Если роботы заменят финансистов, что нас ждет через 10 лет?
    Сегодня цифровая трансформация коснулась самых разных сфер нашей жизни. Технологические изменения уже изменили обучение финансистов: акцент сместился на стратегическое мышление и бизнес­анализ. Но искусственный…
  3. Рустам Минниханов пообещал непростой 2019 год
    Дефицит консолидированного бюджета в 2019 году составит 4,1 млрд рублей
Подписаться

Топ

  1. С Нового года пенсия неработающих пенсионеров в Татарстане вырастет на 1 тысячу рублей
    С Нового года у 800 тысяч неработающих пенсионеров Татарстана вырастут пенсии. Это связано с индексацией,…
  2. Татарстанские власти запустили систему против негатива в соцсетях
    В тестовом режиме запущена система «Инцидент менеджмент»
  3. Минниханов поддержал создание буферной зоны Казанского Кремля
    Президент Татарстана Рустам Минниханов поддержал инициативу создания буферной зоны Казанского Кремля.…
  4. В Татарстане ликвидируют промплощадку "Алабуга"
    Правительство РТ начало ликвидацию госучреждения "Дирекция инвестиционных программ на территории промышленной…
  5. Стало известно, в каких регионах России получают самую большую пенсию
    Самая высокая пенсия в России на Чукотке. К 1 июля ее размер составил 25 тысяч 173 рубля, сообщает «Российская…

Интервью

Драйвер полюса роста «Волга - ­Кама»

Драйвер полюса роста «Волга - ­Кама»

О своем видении будущего Татарстана в экономической системе страны и перспективных проектах сотрудничества мы попросили рассказать президента РТ Р. Н. Минниханова