Казань,20 Октября, Суббота $ 65.81 € 75.32
Подписаться
Годовая подписка на журнал за 3600 руб
Оформить подписку

Повышаем эффективность закупок компании в 5 шагов

Повышаем эффективность закупок компании в 5 шагов
Фото:

Есть такое выражение: чтобы увеличить прибыль, нужно двигаться в двух направлениях: больше продавать и меньше тратить. Сегодня рассмотрим подробно второй способ – меньше тратить. Как эффективно уменьшить затраты, и улучшить структуру себестоимости и при этом сохранить качество, рассказал эксперт рынка межкорпоративной электронной торговли, директор электронной торговой площадки ONLINECONTRACT Александр Гуров.

«Нововведения, как и любые изменения, возможно, придутся не по душе многим сотрудникам. кто-то будет убеждать, что процесс закупок в компании отстроен и работает эффективно. И это может быть реальностью на 100 процентов. Но если у вас есть хоть капля сомнения, используйте эту статью как чек-лист для проверки эффективности закупочной деятельности вашей компании. Наш 10-летний опыт и сотрудничество с компаниями разных масштабов, специализации и географии доказал, что конкурентные закупки – это чуть ли самый эффективный инструмент снижения затрат организации», - поделился Александр Гуров.

 

Шаг первый, кадровый: кто занимает должность руководителя отдела снабжения?

Чтобы организовать процесс закупок максимально эффективно, отдел снабжения должен обеспечить взаимодействие с максимальным количеством поставщиков, соответственно высокую конкуренцию между ними. Основные требования к руководителю – умение внедрять новые методики, опыт и хорошая репутация в закупках. От начальника отдела требуется собрать вокруг себя честных профессионалов, можно даже без опыта работы в закупках, достаточно чтобы они были ответственными и технически грамотными.

Шаг второй, контрольный: Что нужно лично контролировать собственнику или директору?

По каким показателям можно оценивать эффективность закупок? На наш взгляд, это:

·         среднее количество участников на лот;

·         доля конкурентных процедур в общем числе закупок.

Минимальное количество участников в закупке должно быть не менее 3 компаний (если речь не идет об узкой нише, где в принципе ограниченное количество игроков рынка). Через полгода планку можно поднять и до 5 и выше. Показатель этот имеет первостепенное значение, потому что демонстрирует не только качество работы сотрудников, но и всю систему закупок компании.

Показатель номер два – это доля конкурсных закупок в общей доле закупок. Здесь действует правило Парето, согласно которому 20% усилий приносят 80% результата. В данном случае наибольшее поле для экономии следует искать в 20% статей бюджета, которые обычно составляют 80% от его суммы. Именно этим затратам и следует уделить особое внимание. Причем, не в пример предыдущему показателю, этапность здесь не требуется, так что можно сразу обозначить ограничение.

Если ваша компания еще не работает на электронных торговых площадках, поручите руководителю отдела, кто кровно заинтересован в увеличении прибыли, (это может быть: снабжение, тендерный комитет, финансовый или коммерческий директор, руководитель службы экономической безопасности) заняться этим вопросом. Введите в компании правило, что все закупки на сумму свыше определенной суммы (например, 100 тысяч рублей) будут проводиться только на конкурсной основе, на электронной торговой площадке. Объявите, что через заданный срок (максимум два месяца) все договоры оказания услуг, выполнения работ или поставок, превышающих определенную вами стоимость, будут согласовываться только при проведении конкурентной процедуры.

К примеру, наша компания, сама, являясь площадкой для проведения закупок, все закупки свыше 5000 рублей проводит на площадке.

Шаг третий, избирательный: Внимательно подойдите к выбору ЭТП

Чтобы получить желаемый результат от закупок, нужно со всей ответственностью подойти к вопросу выбора электронной торговой площадки. На рынке с десяток серьезных ЭТП с разным функционалом, условиями работы и каждый выбирает площадку под свои потребности. Но помните: главным условием снижения цены в закупках все же остается конкуренция. Поэтому основную роль при выборе площадки я бы выделил вопросу системы привлечения участников на закупки. Чем больше участников – тем больше конкуренция и возможностей снижения цены без потери качества.

Однако, не стоит воспринимать ЭТП как панацею. Площадка – это инструмент, который дает прозрачность закупки. Также если площадка предоставляет персонального менеджера, то это возможность проконсультироваться по всем вопросам, оперативно получить информацию, как правильно провести закупку.

И все же эффективность закупки процентов на 70 зависит от заказчика – от того, как вы используете ЭТП. На что же следует обратить внимание при проведении закупок на электронной торговой площадке:

·         дайте участникам доступ к максимуму информации и как можно заранее – в закупке обязательно укажите стартовую цену, определите и опубликуйте четкие критерии выбора победителя. Чтобы поставщики успели собрать информацию, сделать расчеты, согласовать с руководством цены, назначайте срок проведения закупки не менее 7 рабочих дней. Если вы готовы рассматривать аналоги (эта практика приносит неожиданные приятные результаты), сообщите об этом в техзадании.

·         укрупняйте закупочные заявки. Это можно сделать 2 способами.. Первый – укрупнить ежемесячную заявку до квартальной, полугодовой или даже годовой. Этот способ не вызывает дополнительную нагрузку на складскую службу и отток денежных средств, так как в договор включается пункт об отгрузках на основании заявок. Второй способ – объединить однотипные закупки различных предприятий в рамках крупного холдинга.

·         Привлекайте к участию в закупке на площадке поставщиков, с которыми работали или работаете. Попадая в конкурентную среду, они также могут предложить более выгодные условия.

Порочной практикой является прием предложений вне площадки или отсутствие выбора победителя. Возможно, в одном конкретном случае вы и получите выгоду, но в дальнейшем поставщики просто не будут подавать заявки, понимая, что закупка на площадке – формальность. Думаю, для любого руководителя будет не лишним иногда подвергать сомнению чистоту намерений очередного сотрудника, который пришел с предложением работать со «своим», «привычным» поставщиком, не проводя или обходя конкурсную процедуру на ЭТП. Вы уверены, что он заинтересован в выгоде для компании?

·         Доверьтесь участникам на первом этапе – примите за данность, что все они добросовестны и согласны с определенными в закупке условиями. Даже если попадется обманщик, безопасники его раскусят и тогда можно просто заключить договор со следующим участником. Результат – значительная экономия времени.

·         Всегда указывайте реальную причину закрытия конкурентных процедур. Если они адекватны, то и отношение к вам будет соответствующее.

Возможны и отговорки со стороны поставщиков – у нас нет сотрудников, нет ЭЦП, нет денег для обеспечительных платежей и тд. Рассмотрим на примере ЭТП ONLINECONTRACT. Сразу скажу, для работы на нашей площадке не нужна цифровая подпись. Участники закупочных процедур, например, по направлению «Корпоративные закупки», оплачивают лицензию на определенный период и могут участвовать в неограниченном количестве лотов.При приобретении годовой лицензии, компания может участвовать во всех закупочных процедурах на площадке за 2375 рублей в месяц. Давайте попробуем встать на место поставщика и спросим себя - если клиент для меня важен, и я уверен в своей конкурентоспособности – насколько это высокая цена для получения большого контракта или крупного клиента? На одной чаше весов 2375 руб. в месяц, а на другой - объём закупочных заявок на сотни и даже миллионы рублей от крупных компаний. Учитывая низкую стоимость лицензии, плата за участие окупается после первой же победы. Стоимость работы на ЭТП ONLINECONTRACT в 2 раза ниже средней по рынку.

Шаг четвертый, концептуальный: если вы покупатель, то исключите правило «покупатель всегда прав» - оно работает против вас.

Используя это правило, ваши сотрудники-закупщики могут не рассмотреть предложения новых поставщиков с аналогичным, но более дешевым товаром, более современным и технологичным оборудованием и т.д. Главная цель состоит в том, чтобы привлечь как можно больше поставщиков – это «подстегнет» конкуренцию, поднимет качество и снизит цену. Добиться этого поможет система прозрачных и открытых конкурентных закупок.

Шаг пятый, мотивирующий: распределите функции в команде и поощряйте каждого.

Перемены всегда болезненны и нужно быть готовым к недовольству со стороны сотрудников. Чтобы переход на новую систему работы с закупками прошел гладко, нужно четко распределить обязанности и ответственность.

Снабженцы формируют конкурсы и заключают договоры. Техспециалисты, строители и бухгалтеры готовят ТЗ, участвуют в конкурсной комиссии и заключают договоры с победителями. Отдел торгов проверяет и раскручивает конкурсы, организует работу конкурсной комиссии, готовит и согласует с вами протоколы конкурсов и аукционов. Юристы разрабатывают типовые договоры. Финансисты сопоставляют предложения с разными сроками оплаты. Безопасники проверяют победителей на благонадежность. В итоге поставщиков выбирает вся команда. Нужно дать понять сотрудникам, что от быстрой и четкой работы команды зависит эффективность закупочной деятельности компании.

В любое время, в особенности в кризис, у владельца компании или его директора всегда должен быть план, как сделать компанию эффективнее. Конкурентные закупки – это один из действенных способов снизить затраты компании. Эти 5 шагов помогут усовершенствовать закупочную деятельность компании, а грамотное использование электронных площадок позволят упростить процесс закупок.

Чтобы получить ответы на интересующие вас вопросы по организации и проведения закупок, звоните в ЭТП ONLINECONTRACT по телефону 8 8-800-555-39-39 или 8(843) 2-696-696

Распечатать
Нашли ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter
Читать также
Президент Татарстана призвал создать фермерам комфортные условия для ведения торговли

15:06

Президент Татарстана призвал создать фермерам комфортные условия для ведения торговли

В Казани ГИБДД проведет профмероприятие «Автобус»

14:10

В Казани ГИБДД проведет профмероприятие «Автобус»

Первый замминистра сельского хозяйства РТ: Погода благоприятна для проведения работ

13:02

Первый замминистра сельского хозяйства РТ: Погода благоприятна для проведения работ

Срок хранения уведомлений о штрафах из ГИБДД сократится

12:00

Срок хранения уведомлений о штрафах из ГИБДД сократится

Уголовное дело в отношении экс-главы Челнов отменено

11:00

Уголовное дело в отношении экс-главы Челнов отменено

По дороге в Болгар отремонтировали мост за 59 млн рублей

10:04

По дороге в Болгар отремонтировали мост за 59 млн рублей

Сегодня в Татарстане будет тепло и немного дождливо

09:20

Сегодня в Татарстане будет тепло и немного дождливо

Жертвами мошенников все чаще становятся люди до 40 лет

19 Октября

Жертвами мошенников все чаще становятся люди до 40 лет

На строительство казанского метро выделят 3 млрд рублей

19 Октября

На строительство казанского метро выделят 3 млрд рублей

Региональный чемпионат «Молодые профессионалы» - WorldSkills Russia пройдет с 14 по 16 ноября

19 Октября

Региональный чемпионат «Молодые профессионалы» - WorldSkills Russia пройдет с 14 по 16 ноября

Центробанк сообщил о стабилизации финансового рынка в сентябре

19 Октября

Центробанк сообщил о стабилизации финансового рынка в сентябре

Бывший руководитель исполкома Н. Челнов подозревается в должностном преступлении

19 Октября

Бывший руководитель исполкома Н. Челнов подозревается в должностном преступлении

Жители России набрали рекордное число ипотечных кредитов

19 Октября

Жители России набрали рекордное число ипотечных кредитов

Однодневные полисы ОСАГО могут появиться в России

19 Октября

Однодневные полисы ОСАГО могут появиться в России

Законопроект о бюджете РТ на 2019 год и плановый период 2020 – 2021 годов принят в первом чтении

19 Октября

Законопроект о бюджете РТ на 2019 год и плановый период 2020 – 2021 годов принят в первом чтении

Все события

Мероприятия

Все мероприятия

Корпоративные Блоги

Все блоги

Опрос

А вы бы пересели на общественный транспорт, если он стал бесплатным?

Экономика и финансы

  1. Рустам Минниханов пообещал непростой 2019 год
    Дефицит консолидированного бюджета в 2019 году составит 4,1 млрд рублей
  2. Татарстан выделил 35 млн рублей на поддержку резидентов промплощадок и промпарков
    В Татарстане стартовала программа по субсидированию процентной ставки по кредитам для резидентов республиканских промышленных площадок и промышленных парков, а также управляющих компаний - об этом в ходе…
  3. Банки Татарстана запускают единую биометрическую систему защиты данных клиентов
    С 1 июля российские банки начали собирать биометрические данные клиентов для запуска единой биометрической системы (далее - ЕБС). Предполагается, что проект предоставит россиянам возможность удаленно получать…
Подписаться

Топ

  1. Российские банки повышают ставки по вкладам
    Эксперты объяснили повышение банками ставок по вкладам
  2. В центре Казани установили памятник Рудольфу Нуриеву
    Памятник Нуриеву установили за театром оперы и балета им. М. Джалиля
  3. Константин Хабенский намерен создать в Казани базу актеров
    Актер Константин Хабенский заявил, что хочет создать в Казани базу актеров.
  4. В России значительно подорожали пшено, капуста и морковь
    Пшено из сегмента дешевых продуктов перешло в разряд дорогих
  5. Татарстанцы не скоро встретят зиму
    До конца октября в Татарстане ожидается аномально теплая погода

Интервью

Драйвер полюса роста «Волга - ­Кама»

Драйвер полюса роста «Волга - ­Кама»

О своем видении будущего Татарстана в экономической системе страны и перспективных проектах сотрудничества мы попросили рассказать президента РТ Р. Н. Минниханова

«Китай и Россия – в одной лодке»

«Китай и Россия – в одной лодке»

Накануне Восточного экономического форума, в котором участие принимает и наше издание, мы встретились с Генеральным консулом Китайской Народной Республики в Казани У Инцинем